Da una prenotazione Smoobu a un benvenuto WhatsApp: modelli e Mail2WhatsApp

Collega Smoobu a Notify My Guest una volta, e ogni nuova prenotazione si trasforma in un benvenuto WhatsApp personalizzato inviato dal tuo numero. Due pezzi ti danno il controllo dell’insieme: un modello di messaggio che scrivi tu stesso, e Mail2WhatsApp per ogni messaggio che va oltre il benvenuto automatico.

Ecco come si incastrano tutti e tre.

🔗 Come funziona il collegamento Smoobu

Collegare Smoobu richiede circa cinque minuti e nessun codice. Aggiungi la tua chiave API e il tuo ID Smoobu in Notify My Guest, poi inserisci il nostro URL webhook in Smoobu, sotto Avanzate e poi Chiavi API. Quel webhook è il filo diretto tra i due sistemi.

Da quel momento, ogni prenotazione confermata in Smoobu, che arrivi da Airbnb, Booking.com, Vrbo o da una prenotazione diretta, viene inviata a Notify My Guest nell’istante in cui viene creata. Quando arriva una nuova prenotazione, riempiamo il tuo modello e inviamo all’ospite un benvenuto WhatsApp subito, mentre la prenotazione è ancora fresca nella sua mente.

Qualche dettaglio che ti risparmia grattacapi:

• Parte dal tuo numero. Gli ospiti vedono un messaggio da te, non da un mittente aziendale generico.

• Corregge i numeri di telefono. Se il numero di un ospite è salvato senza prefisso internazionale, Notify My Guest aggiunge il tuo automaticamente così il messaggio arriva comunque.

• Ti copre le spalle quando un ospite non è su WhatsApp. Se il numero non può ricevere WhatsApp, avvisiamo te, con un link diretto alla prenotazione Smoobu così puoi raggiungerlo in altro modo.

✍️ Cosa puoi fare con il tuo modello di messaggio

Il tuo benvenuto non è un copione fisso. Il Creatore di modelli è dove lo scrivi una volta, e parte personalizzato per ogni ospite.

Apri il Creatore di modelli, scrivi il tuo messaggio e inserisci variabili ovunque tu voglia che compaia un dato dell’ospite. Puoi trascinare una variabile nel testo o cliccare per inserirla, e l’editor mostra nomi amichevoli come {{Nome ospite}} invece di qualcosa di tecnico. Quando arriva una prenotazione, Notify My Guest sostituisce ogni variabile con i dati reali di quell’ospite.

I dati che puoi inserire:

• Nome ospite, per un saluto personale

• Nome alloggio, così il messaggio nomina il posto esatto che ha prenotato

• Data di arrivo e Data di partenza, scritte in un formato amichevole come lunedì 12 agosto 2025

• Link all’app ospite, il link all’app ospite di Smoobu per il suo soggiorno

• Nome host, così il messaggio è firmato da te

Un benvenuto semplice potrebbe essere:

Ciao {{Nome ospite}}, grazie per aver prenotato {{Nome alloggio}}! Arrivi il {{Data di arrivo}} e parti il {{Data di partenza}}. Tutto ciò che ti serve è nella tua app ospite: {{Link all’app ospite}}. A presto, {{Nome host}}.

Un solo modello copre ogni prenotazione su tutti i tuoi alloggi, e puoi ripristinare un modello predefinito sensato ogni volta che vuoi ripartire da zero. Scrivilo una volta, e funziona per il tuo prossimo ospite e per ogni ospite successivo.

📧 Mail2WhatsApp: ogni messaggio dopo il benvenuto

Il benvenuto automatico è un messaggio in un momento. Mail2WhatsApp copre tutto ciò che viene dopo, e funziona anche quando una prenotazione non è arrivata da Smoobu. L’idea è semplice: se sai inviare un’email, sai inviare un WhatsApp a un ospite.

Ecco il flusso:

1. Indicaci l’email della tua piattaforma. Nelle impostazioni di Mail2WhatsApp, inserisci l’indirizzo da cui arrivano le tue prenotazioni. Per gli host Smoobu è tuo-nomeutente@host.smoobu.com. È così che sappiamo quali messaggi appartengono al tuo account.

2. Invia un’email al tuo indirizzo Notify My Guest. Usa l’indirizzo di servizio mostrato nella tua dashboard. Metti il numero di telefono dell’ospite nell’oggetto, e il tuo messaggio nel corpo. In Smoobu puoi usare il segnaposto [guestPhone] così l’oggetto si riempie da solo.

3. Lo recapitiamo su WhatsApp. Notify My Guest abbina l’email al tuo account, legge il numero dell’ospite dall’oggetto, sistema il corpo per WhatsApp (mantenendo il tuo grassetto, corsivo, link ed elenchi puntati) e lo invia dal tuo numero.

Poiché funziona con la normale email, Mail2WhatsApp va con qualsiasi piattaforma in grado di inviarne una: Booking.com, Airbnb, Vrbo, Guesty, Hostaway, o persino un messaggio che scrivi tu stesso. Nessuna API da collegare e niente da mantenere. Usalo per le istruzioni di check-in, una nota sul parcheggio, un upsell o una richiesta di recensione, tutte le volte che vuoi. Ogni messaggio viene registrato, così puoi confermare che è stato consegnato.

🧩 Come i pezzi lavorano insieme

Pensalo come un solo sistema a due velocità:

• Smoobu più il tuo modello gestisce la prima impressione automatica, il benvenuto che parte nell’istante in cui arriva una prenotazione.

• Mail2WhatsApp gestisce ogni follow-up, e fa da ponte per ogni prenotazione che non passa da Smoobu.

Entrambi partono dal tuo numero WhatsApp, così dal primo all’ultimo messaggio i tuoi ospiti sentono sempre te.

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