Der Wechseltag ist der Punkt, an dem der Betrieb einer Kurzzeitvermietung wie ein Uhrwerk läuft oder auseinanderfällt. Ein Gast checkt um 11 Uhr aus, ein anderer um 15 Uhr ein, und irgendwo dazwischen braucht deine Reinigungskraft die richtige Adresse, die richtige Uhrzeit und ein klares Startsignal.
Wenn diese Übergabe manuell läuft, funktioniert sie, bis sie es nicht mehr tut. Eine Buchung verschiebt sich um einen Tag und die Reinigungskraft erfährt nie davon. Eine Last-Minute-Buchung rutscht durch. Du beendest einen Aufenthalt, ohne zu wissen, ob die Unterkunft wirklich gästebereit ist. Notify My Guest ersetzt dieses Gehetze durch einen Reinigungsablauf, der sich selbst erledigt und deine Reinigungskräfte per WhatsApp auf dem Laufenden hält.
🧹 Die versteckten Kosten der manuellen Koordination
Reinigungskräfte von Hand zu koordinieren frisst still und leise deine Zeit und deine innere Ruhe:
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Du tippst Check-out-Daten und Adressen für jede einzelne Buchung neu ein.
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Du jagst Bestätigungen hinterher, um sicherzugehen, dass deine Reinigungskraft die Nachricht gesehen hat.
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Du hast keinen Nachweis, dass gereinigt wurde, bis der nächste Gast sich beschwert.
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Wenn eine Buchung sich verschiebt oder storniert wird, musst du daran denken, deine Reinigungskraft selbst zu informieren.
Jeder dieser Schritte ist eine Gelegenheit, beim Ersten zu patzen, das ein Gast bemerkt: eine makellose Unterkunft zu betreten.
👥 Stelle dein Reinigungsteam einmalig zusammen
Beginne damit, deine Reinigungskräfte im Reinigungsmodul anzulegen. Jede Reinigungskraft bekommt einen Namen, eine WhatsApp-Nummer, einen optionalen Stundensatz für deine eigene Referenz und private Notizen, die nur du siehst. Sie erhalten eine E-Mail-Einladung, um ihren eigenen Login einzurichten, sodass sie einen klaren Blick auf ihre Aufträge haben, ohne je dein Konto zu berühren.
Weise dann jeder Unterkunft eine Standard-Reinigungskraft zu. Dieser eine Schritt macht alles Weitere automatisch.
⚙️ Aufgaben, die sich selbst erstellen
Mit deinem Team aktivierst du die automatische Erstellung. Von da an erstellt Notify My Guest jedes Mal, wenn eine Buchung aus deinem PMS synchronisiert wird, eine Reinigungsaufgabe für den Check-out-Tag und weist sie der Standard-Reinigungskraft der Unterkunft zu. Kein Neueintippen, kein Vergessen.
Du behältst lieber die Kontrolle? Die Ansicht „Anstehende Check-outs“ listet jede Buchung mit Check-out im gewählten Zeitraum, sodass du Aufgaben mit ein paar Klicks selbst erstellen oder anpassen kannst.
🔄 Wenn eine Buchung sich verschiebt, verschiebt sich die Reinigung mit
Das ist der Teil, den manuelle Koordination nie mithalten kann. Aktiviere die automatische Synchronisierung und deine Reinigungsaufgaben bleiben an die zugrunde liegenden Buchungen gebunden:
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Ändern sich die Daten einer Buchung, verschiebt sich die Reinigungsaufgabe auf das neue Check-out-Datum.
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Wird eine Buchung storniert, wird auch ihre Reinigungsaufgabe entfernt.
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Bereits erledigte Aufgaben bleiben unangetastet.
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Bei einer Umbuchung sieht deine Reinigungskraft das neue Datum in ihrem Portal mit der Aufforderung, es zu bestätigen, sodass eine Änderung nie durchrutscht.
Du bist nicht länger das menschliche Bindeglied zwischen deinem Kalender und deiner Reinigungskraft.
💬 Deine Reinigungskräfte erhalten die Aufgabe per WhatsApp
Wenn eine Aufgabe zugewiesen wird, erhält deine Reinigungskraft eine WhatsApp-Nachricht von deiner eigenen Nummer, in der App, die sie ohnehin den ganzen Tag nutzt. Sie nennt die Unterkunft, das Datum und die Check-out-Zeit sowie einen Link zum Auftrag.
Dieser Link öffnet die vollständige Aufgabe im eigenen Portal: die Adresse, den Check-in des nächsten Gastes, eine geschätzte Reinigungszeit und alle Sonderanweisungen, die du hinzugefügt hast. Von dort arbeitet sie sich durch einen einfachen Ablauf, mit den Reitern Heute, Anstehend und Erledigt und einem Tipp zum Bestätigen, Starten und Als erledigt markieren, plus einer laufenden Übersicht ihrer Aufgaben des Monats.
📸 Nachweis, dass jeder Wechsel erledigt wurde
Schluss mit dem Rätselraten. Während der Arbeit laden Reinigungskräfte Fotos des Auftrags hoch, damit du siehst, dass die Unterkunft vor der nächsten Anreise bereit ist. Jede Aufgabe führt außerdem einen vollständigen Verlauf von benachrichtigt über bestätigt und gestartet bis erledigt, sodass du immer weißt, wie der Stand ist.
Ist eine Reinigung erledigt, kannst du die Fotos ansehen, sie bewerten und einen kurzen Kommentar hinterlassen, damit deine Reinigungskraft weiß, wie sie sich geschlagen hat. Gute Arbeit wird anerkannt und die Standards bleiben hoch.
✨ Vom Check-out zum Makellosen, automatisch
Zusammengenommen macht das Reinigungsmodul aus dem Wechseltag statt einer manuellen Staffel ein System: Buchungen erstellen die Aufgaben, deine Reinigungskräfte erhalten sie per WhatsApp, Fotos belegen, dass die Arbeit erledigt ist, und Änderungen regeln sich von selbst. Du bekommst deine Zeit zurück, und deine Gäste betreten jedes Mal eine makellose Unterkunft.
Es passt natürlich zum Rest von Notify My Guest, von deiner automatischen WhatsApp-Begrüßung bis zum Füllen der Leernächte zwischen Aufenthalten.
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