Il tuo gestionale ti manda già un’email per ogni cosa. Nuova prenotazione, promemoria di check-in, pagamento ricevuto, cancellazione. Quelle email sono piene di informazioni utili all’ospite, e restano nella tua casella invece di arrivare sul suo telefono.
Il problema non è l’informazione, è la consegna. E puoi risolverlo senza integrazioni, perché l’email è l’unica interfaccia che ogni piattaforma di prenotazione ha già.
L’idea in una riga
Se il tuo sistema sa mandare un’email, quell’email può diventare un messaggio WhatsApp.
Non serve che il gestionale supporti WhatsApp. Non servono accessi API, uno sviluppatore, né una catena di automazioni che si rompe quando un fornitore cambia il nome di un campo. Serve solo un posto a cui inoltrare l’email.
Come funziona
Il meccanismo è volutamente semplice, e vale la pena capirlo prima di configurarlo perché spiega cosa puoi farci.
Ricevi un indirizzo email. Notify My Guest ti assegna un indirizzo email univoco legato al tuo account.
L’oggetto dice a chi. Metti nell’oggetto il numero WhatsApp dell’ospite, in formato internazionale. È quello a indirizzare il messaggio.
Il corpo dice cosa. Quello che scrivi nel corpo dell’email è ciò che l’ospite riceve su WhatsApp.
Parte dal tuo numero. L’ospite vede un messaggio da te, in una conversazione a cui può rispondere, non da un mittente sconosciuto.
Così un’email con oggetto +39 345 678 9012 e corpo “Ciao Sofia, ecco i dettagli per il check-in: codice cassetta 4827, arrivo dalle 15. Buon viaggio!” arriva sul WhatsApp di Sofia esattamente in quella forma.
Renderlo automatico
Mandare un’email a mano è utile. Il vantaggio vero arriva quando smetti di occupartene.
Ci sono due schemi ricorrenti, e quasi tutti gli host finiscono per usarli entrambi.
Una regola di inoltro per le notifiche ricorrenti. Se il gestionale ti scrive in modo affidabile a un momento fisso, per esempio il promemoria di check-in il giorno prima dell’arrivo, crea una regola in Gmail, Outlook o nelle impostazioni di notifica del gestionale che inoltri quel tipo di email al tuo indirizzo Notify My Guest. La imposti una volta e copre tutte le prenotazioni future.
Inoltri manuali per i casi singoli. Arrivo in ritardo, ascensore guasto, cambio di istruzioni per il parcheggio. Scrivi l’email come faresti normalmente, metti il numero nell’oggetto e invii. È più veloce che aprire l’app di Airbnb e arriva dove l’ospite lo vedrà davvero.
Una nota pratica sul primo schema: l’email di notifica deve contenere il numero dell’ospite da usare nell’oggetto, quindi verifica cosa include il tuo fornitore prima di farci affidamento. Dove il numero non è disponibile in modo utilizzabile, lo schema manuale funziona comunque, e per Smoobu in particolare il messaggio di benvenuto è già del tutto automatico, senza alcun inoltro.
Perché farlo, se il gestionale scrive già agli ospiti
Perché l’ospite quei messaggi non li legge.
È la lamentela più costante nei forum degli host, e non riguarda una piattaforma in particolare. Gli ospiti non aprono l’app di Airbnb dopo aver prenotato, spesso hanno le notifiche disattivate e scorrono via le email. Gli host mandano istruzioni di arrivo curate tramite la piattaforma e ricevono comunque una telefonata davanti alla porta.
I tassi di lettura misurati su WhatsApp si aggirano tra il 60 e il 70%, circa tre volte un tipico tasso di apertura delle email. Soprattutto, gli ospiti rispondono. Una conversazione WhatsApp è qualcosa che hanno già aperta tutto il giorno, non un’app da ricordarsi di controllare.
Cosa mandano davvero gli host
Lo schema che funziona non è mandare più messaggi, è mandare quelli giusti al momento giusto.
- Dettagli di check-in e codici porta, il giorno prima dell’arrivo
- Istruzioni per arrivi in ritardo, appena i piani cambiano
- Parcheggio, wifi ed elettrodomestici spiegati una volta, per iscritto, in una chat che l’ospite può riguardare
- Un controllo a metà soggiorno sulle prenotazioni lunghe
- Promemoria di check-out e richieste di recensione
Poiché ogni messaggio è solo un’email, puoi comporli con lo strumento che già usi, incluso il sistema di modelli del tuo gestionale.
Dove sono i limiti
Due cose da sapere prima di costruirci sopra un flusso di lavoro.
Il gestionale deve esporre il numero di telefono dell’ospite da qualche parte accessibile per l’oggetto. Quasi tutti lo fanno, ma non tutti, e alcuni mostrano solo un indirizzo mascherato invece di un numero reale.
E se un ospite davvero non usa WhatsApp, nessun inoltro cambia le cose. In quel caso te lo segnaliamo, così puoi ripiegare su SMS o email invece di dare per scontato che il messaggio sia arrivato.
Per iniziare
Inoltra una email e guarda dove arriva. È il modo più rapido per capire se lo schema si adatta a come lavori, e richiede circa un minuto.
Inizia la prova gratuita di 14 giorni, inoltra la tua prima email di prenotazione e guardala arrivare su WhatsApp dell’ospite. Senza carta di credito.
